Arbeitnehmer richtig unterweisen

Mitarbeiterunterweisungen sind ein wichtiges Element der Zusammenarbeit in kleinen und größeren Unternehmen. Sicherheitsunterweisungen zählen zu den wichtigsten Mitarbeiterunterweisungen überhaupt – geht es hier doch um den Schutz der Unversehrtheit und Gesundheit von Mitarbeitern. Aus gutem Grund sind Unterweisungen zum Sicherheitsschutz daher eine gesetzliche Verpflichtung. Für die Arbeitgeberseite sind präventive Verhaltensweisen, die unter anderem durch Unterweisungen angeregt und etabliert werden, eine Investition in den effektiven Einsatz ihrer Ressourcen. Schließlich sichern Unterweisungen Arbeitsabläufe und vermeiden Arbeitsunfälle, die krankheitsbedingte Kosten für den Betrieb nach sich ziehen. Nicht zuletzt sind Arbeitnehmerunterweisungen ein Ausdruck von Führungskultur: Sie festigen den Führungsanspruch des Leitungspersonal und geben Mitarbeiter das Gefühl, dass sie wichtig und wertvoll sind und sich der Vorgesetzte um sie kümmert. Das steigert Zufriedenheit und Loyalität mit dem Arbeitgeber – eine Ressource, die gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kaum hoch genug eingeschätzt werden kann.

So hoch die Relevanz der in den Unterweisungen zum Sicherheitsschutz vermittelten Informationen oft ist, so gering ist leider die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Arbeitnehmer effektiv unterweisen können.

Doch vorab: Was ist eine Arbeitnehmerunterweisung eigentlich?

In einer Unterweisung werden Mitarbeitern Wege gezeigt, sich sicherheitsbewusst und gesundheitsgerecht zu verhalten. Mitarbeiterunterweisungen thematisieren mögliche Gefahren und den Umgang damit. Mit dem einmaligen Hinweis auf entsprechende Schutzmaßnahmen ist es dabei nicht getan – Kenntnisse und Fähigkeiten in Sachen Arbeitsschutz müssen immer wieder gelernt, trainiert, gefestigt und aufgefrischt werden.

Eine gut durchgeführte Arbeitnehmerunterweisung zeigt den Mitarbeitern nicht nur mögliche Gefährdungen auf, sondern vermittelt ihnen auch das Wissen, wie sie sich schützen. Und im Idealfall nährt die Unterweisung auch den Wunsch der Mitarbeiter, sich selbst bei der Arbeit bestmöglich zu schützen. Das nützt beiden Seiten: den Mitarbeitern, die ihre Gesundheit und Unversehrtheit bewahren, und dem Arbeitgeber, der sich Kosten für Arbeitsausfälle aufgrund von Krankheit oder Unfällen spart.

Eine gute Unterweisung

• informiert,
• trainiert,
• fördert,
• motiviert,
• überzeugt,
• regt zum Austausch unter den Mitarbeitern und mit Vorgesetzten an und
• schafft Vorbilder.

Tipp 1: Planen Sie gut!

Mitarbeiterunterweisungen führen dann zu Langeweile oder gar Ablehnung, wenn den Adressaten der Sinn unklar ist. Überlegen Sie sich vor einer Unterweisung also genau den Sinn: Was ist der Anlass für die Unterweisung und welches Ziel verfolge ich damit? Was ist der Nutzen – für das Unternehmen, aber auch für den Mitarbeiter als Einzelnen?

Wen wollen Sie erreichen? Versuchen Sie nicht, mit einer Unterweisung so viele Mitarbeiter wie möglich zu erreichen. Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl auf genau die Mitarbeiter, die die Anweisung auch wirklich betrifft. Wenn Sie zu viel und zu ungenau informieren und anweisen, sind Mitarbeiter eher genervt, als Ihnen und Ihren Ausführungen die angemessene Aufmerksamkeit zukommen zu lassen.

Beschränken Sie die Unterweisung im Vorfeld thematisch genau. Das macht es auch leichter, die Unterweisung individuell auf die Mitarbeiter auszurichten. Definieren Sie präzise, welche Inhalte Sie wem vermitteln wollen.

Wie und womit wollen Sie unterweisen? Sie brauchen keine Multimediashow veranstalten. Seien Sie sich aber der Tatsache bewusst, dass es unterschiedliche Lerntypen gibt: Während ein Mitarbeiter mit einem mündlichen Vortrag gut klarkommt, benötigt ein anderer Mitarbeiter eventuell ein schriftliches Dokument, um sich die Inhalte einzuprägen. Ein dritter Mitarbeiter reagiert möglicherweise besonders gut auf visuelle Elemente – hier können Sie mit Fotos, Videoclips und Grafiken das bestmögliche Ergebnis erzielen.

Tipp 2: Bereiten Sie sich gut vor!

Viele kennen diese Situation: Wenn Sie entspannt an Ihrem Schreibtisch sitzen, wissen Sie genau, was Sie sagen wollen. Wenn es dann aber soweit ist und Sie vor den Mitarbeitern stehen, vergessen Sie vor lauter Aufregung wichtige Aspekte.

Dieser Falle können Sie mit guter Vorbereitung entgehen. Notieren Sie sich genau, über welche Sachverhalte Sie Ihre Mitarbeiter in Kenntnis setzen wollen, und bereiten Sie eine überzeugende Argumentationsstruktur vor. Gehen Sie beides im Kopf mehrmals durch, bevor Sie sie vor den Mitarbeitern präsentieren. Vielleicht üben Sie den Vortrag auch einmal vor Publikum, zum Beispiel Ihrer Familie oder Freunden. Denn wenn Sie erst einmal in der Vortragssituation sind, wird Ihr Lampenfieber Ihre Aufmerksamkeit auf viele andere Dinge als die Inhalte Ihres geplanten Vortrages lenken wollen. Je besser Sie ihn zuvor verinnerlicht haben, umso automatisierter können Sie ihn in der konkreten Situation abspulen – ohne sich davon verunsichern zu lassen, dass eine Fliege am Fenster sitzt, ein Mitarbeiter mehr Aufmerksamkeit auf seine WhatsApp-Nachrichten als auf Ihren Vortrag lenkt und das Telefon die ganze Zeit klingelt.

Tipp 3: Halten Sie sich kurz!

In der Kürze liegt die Würze – diese Leitregel gilt auch für Mitarbeiterunterweisungen. Bringen Sie Ihre wesentlichen Aussagen, die Sie unbedingt vermitteln wollen, vorab schon auf den Punkt. Formulieren Sie Ihre Leitaussagen mit sehr wenigen Wörtern. Das sind die Informationen, die Sie in der Unterweisung auf jeden Fall platzieren müssen. Alles andere ist vielleicht auch sinnvoll, hilfreich oder lustig – aber der Fokus auf die zentrale Aussage darf Ihnen nie verlorengehen.

Tipp 4: Bleiben Sie authentisch und natürlich!

Auch wenn die Mitarbeiterunterweisung für Sie ein unbekanntes Terrain ist: Versuchen Sie nicht, Ihre Unsicherheit mit Verhaltensweisen zu kaschieren, die gar nicht zu Ihnen passen. Bleiben Sie Sie selbst. Reden Sie, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist. Versuchen Sie nicht, Posen einzunehmen, die nicht zu Ihnen passen. Die Botschaft an Ihre Mitarbeiter könnte sonst sein, dass Sie selbst nicht von dem überzeugt sind, was Sie zu vermitteln versuchen.

Tipp 5: Achten Sie auf Ihre Körpersprache!

Tipp 3 macht schon deutlich, dass es am allerwichtigsten ist, dass Sie sich bei der Mitarbeiterunterweisung in Ihrer Haut einigermaßen wohlfühlen, authentisch bleiben und keine Show spielen. Unabhängig davon sollten Sie sich aber der Tatsache bewusst sein, dass die Körpersprache wesentlich Einfluss darauf hat, ob wir einen Vortrag als überzeugend empfinden oder nicht. Vermeiden Sie daher verschränkte Arme, die distanziert und ablehnend wirken, und greifen Sie sich auch nicht zu oft ins Gesicht oder ins Haar, was instinktiv als Zeichen von Unsicherheit empfunden wird. Versuchen Sie, freundlich und aufgeschlossen zu schauen.

Tipp 6: Interagieren Sie!

Nehmen Sie Kontakt mit Mitarbeitern auf. Wenn Sie es schaffen, dass Ihre Unterweisung kein reiner Monolog wird, sondern Elemente eines Gesprächs aufweist, ist viel gewonnen. Vielleicht sprechen Sie genau den Mitarbeiter, der sich momentan mehr für seine WhatsApp-Nachrichten interessiert, an und fragen Sie ihn nach seiner Meinung zum Gesagten oder ob er noch Fragen oder Vorbehalte hat. Das wird nicht nur den abgelenkten Mitarbeiter reaktivieren, sondern auch den anderen Anwesenden das Gefühl vermitteln, dass Sie wahrnehmen, wer bei der Sache ist und wer nicht. Den Blick aufs Handy während einer Unterweisung wird sich der ein oder andere Mitarbeiter in Zukunft dann wohl eher verkneifen.

Tipp 7: Stellen Sie Praxisbezug her!

Alle Theorie ist grau. Auch wenn Ihnen völlig klar ist, welche Relevanz Ihre Unterweisung für den Arbeitsalltag jedes einzelnen Mitarbeiters hat – Ihren Mitarbeitern fällt es eventuell schwer, den Praxisbezug herzustellen. Je konkreter Sie bei Ihrer Unterweisung werden, umso besser kommt die Botschaft an. Vielleicht sind sogar praktische Übungen während der Unterweisung das Mittel der Wahl, um die Mitarbeiter wirklich zu erreichen.

Tipp 8: Seien Sie offen für Fragen!

Vielleicht beantwortet Ihre Unterweisung nicht alle Fragen, die bei den Mitarbeitern entstehen. Geben Sie ihnen jederzeit das Gefühl, dass Fragen mitnichten störend sind, sondern für alle hilfreich. Mitarbeiter, die wissen, dass Ihre Fragen ernstgenommen werden, folgen einer Unterweisung deutlich aufmerksamer, als wenn das Szenario allein auf den Monolog des Vorgesetzten oder Sicherheitsbeauftragten ausgerichtet ist.

Haben Sie keine Sorge, dass Sie vielleicht nicht alle Fragen sofort beantworten können. Es ist menschlich und authentisch, wenn Sie einfach dazu stehen, dass Sie auch nicht jedes Detail im Kopf haben. Geben Sie dem Fragenden aber das Gefühl, dass Sie seine Frage ernst nehmen. Dafür ist es unerlässlich, dass Sie die unbeantwortete Frage notieren, recherchieren und zu einem späteren Zeitpunkt beantworten.

In einem grundsätzlicheren Sinne können Sie Fragen von Mitarbeitern auch als Feedback sehen, das Ihnen hilft, kommende Unterweisungen noch besser vorzubereiten und zu gestalten.

Tipp 9: Unterweisung von Arbeitnehmern im Homeoffice

Während Homeoffice vor der Corona-Pandemie in vielen Betrieben ungern gesehen war, wurde die Arbeit am heimischen Rechner inzwischen wo möglich zum Normalfall. Natürlich unterliegt auch die Arbeit im Homeoffice rechtlichen Vorgaben, deren Umsetzung unter anderem über Arbeitnehmerunterweisungen gewährleistet werden sollte. Arbeitsschutz im heimischen Büro betrifft vor allem Arbeitszeit- und Datenschutzregeln, aber auch den Arbeitsschutz. Thema von Unterweisungen sind beispielsweise Regelungen zu Ruhepausen, Höchstarbeitszeiten und das Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot. Neben Unterweisungen zu einer gesundheitsschonenden Einrichtung des Arbeitsplatzes spielen gerade zu Pandemiezeiten auch Unterweisungen zu psychischen Belastungen durch soziale Isolation oder die ungewohnte Arbeitsumgebung eine Rolle.

Selbstverständlich können Unterweisungen auch digital abgehalten werden, beispielsweise als Teams- oder Zoom-Meeting.

Fazit

Von einer gelungenen Mitarbeiterunterweisung profitieren alle Seiten: Mitarbeiter gewinnen an Gesundheit, Sicherheit und Zufriedenheit; Arbeitgeber müssen mit weniger Ausfällen und Kosten wegen Krankheit oder Unfällen rechnen. Und: Mit der richtigen Vorbereitung ist eine Mitarbeiterunterweisung gut zu gestalten und zu meistern – zum Wohle aller.